Rozsah muzejní sbírky
Sbírka Muzea města Ústí nad Labem v současnosti čítá více než 200 000 evidenčních čísel, reprezentujících více než 1 100 000 kusů sbírkových předmětů. V souladu se zaměřením muzea je tvořena souborem přírodnin a předmětů dokumentujících historický vývoj města a jeho okolí (včetně širšího regionu Ústeckého kraje). Některé předměty jsou ve sbírce obsaženy již od založení muzea v roce 1876, podstatná část sbírky byla postupně doplňována až v následujících letech.
Sbírkotvorná činnost
Sbírkové předměty jsou získávány především vlastním terénním průzkumem (zejména archeologický a přírodní materiál), převodem či dary, v menší míře jsou sbírkové předměty pořizovány nákupem. Muzejní sbírka je rozdělena do 18 oborových částí (podsbírek): archeologie-pravěk, archeologie-středověk, botanika, entomologie, fotografie, geologie, grafika, lahve, nové dějiny, numizmatika, pohlednice, staré tisky, technika, umění, umělecké řemeslo, vojenství, zoologie a zvláštní skupina knihy přírůstků (týkající se více sbírek). Každá podsbírka je uložena v samostatném depozitáři a je spravována pověřeným kurátorem (ve starších dobách označovaným jako „kustod“).
Ochrana a uložení sbírky
Ochrana a uložení sbírky muzejní povahy se řídí zvláštními předpisy. Ochrana sbírek je zajištěna uložením v samostatných uzamčených depozitářích chráněných elektronickou signalizací. V depozitářích je průběžně sledována teplota a vlhkost vzduchu, příp. zajištěna regulace vlhkosti i zatemnění proti působení denního světla, samozřejmostí je zabudovaná a pravidelně revidovaná požární signalizace.
Každé muzeum by mělo mít také nejméně jednoho konzervátora, který by se staral o technický stav sbírkových předmětů a správnost jejich uložení. Počátky konzervátorské práce spadají v ústeckém muzeu do 70. let 20. století a byly úzce spojeny s činností archeologického oddělení. V současnosti pracují v Muzeu města Ústí nad Labem čtyři konzervátoři, dva pro knihovnu a její sbírkové fondy, jeden pro oddělení archeologie a dva pro sbírky uměleckého řemesla, umění a částečně i technické sbírky.
Podsbírky
K největším souborům patří podsbírky přírodovědné, které vznikaly také již na konci 19. století. Obsahují početné a významné soubory dokumentující především přírodu severozápadních Čech, Českého středohoří a Krušných hor. Nalezneme zde tisíce geologických vzorků minerálů, hornin a doklady paleontologické. Nechybí také herbář, početné jsou zvláště soubory entomologické, atraktivní jsou sbírky zoologické s řadou zajímavých preparátů.
V souvislosti s výstavbou v historickém centru města Ústí nad Labem v posledních desetiletích se rozrostly také podsbírky archeologické.
Historické sbírky obsahují například desetitisíce fotografií, negativů, diapozitivů nebo pohlednic. Jsou zde také sbírky vojenství, které jsou mimořádné mj. souborem zbraní a vojenského materiálu z období kolem roku 1813, kdy se odehrála bitva u Chlumce. Vzhledem k průmyslovému charakteru regionu jsou početné technické sbírky, které se v posledních letech rozrostly o cenné exponáty ze zanikajících továrních objektů v Ústí nad Labem. Výtvarná umění a umělecká řemesla jsou zastoupena například historickým nábytkem, sklem, souborem pozdně gotických dřevořezeb nebo krajinomalbou 19. a 20. století.
Evidence a kontrola sbírkových předmětů
Evidence sbírky je prováděna ve dvou stupních, tj. evidence přírůstků v přírůstkové knize s přidělením přírůstkového čísla a následně katalogizace předmětů s přidělením čísla inventárního. Od roku 2002 je muzejní sbírka vedena v CEZ (Centrální evidenci sbírek Ministerstva kultury ČR), kam jsou pravidelně hlášeny změny v počtu sbírkových předmětů. Správa a evidence sbírek je prováděna dle zákona o ochraně sbírek muzejní povahy, stav sbírky je pak ověřován každoroční inventarizací (7 až 10% z celkového počtu sbírkových předmětů).
Práce se sbírkami a jejich prezentace
Muzejní sbírky nejsou jen „ležáky“ na policích, navždy ukryté pod zámkem v temných depozitářích. Základem prezentace sbírek i výsledků práce muzejníků jsou stálé expozice a výstavní projekty. Muzeum upřednostňuje regionální náměty s cílem maximálního využití vlastních bohatých sbírek a se snahou co nejvíce reflektovat lokální problematiku, ústecká specifika i konkrétní významná výročí. Vybrané skvosty či zajímavosti z muzejních sbírek jsou pravidelně prezentovány také jako tzv. Exponáty měsíce. A v neposlední řadě jsou sbírkové předměty představeny široké veřejnosti také s využitím moderních technologií ve virtuálním prostoru jako Muzeum 3D.
A tematické podsbírky slouží rovněž jako cenný zdroj informací pro akademiky, studenty a badatele. Vybrané exponáty je možné si prohlédnout a detailně prostudovat, všechny podsbírky muzea jsou pro tento účel k dispozici – více informací viz „pro badatele“.